İŞ UNVANI: FAKÜLTE SEKRETERİ

İş Tanımı:

Her Fakültede, Dekana bağlı ve Fakülte Yönetim Sistemi’nin başında bir Fakülte Sekreteri bulunur. Fakülte Sekreteri kendisine bağlı büro ve iç hizmet görevlerini yapmak üzere gerekli görüldüğü takdirde, yeteri kadar diğer görevliler çalıştırılır. Bunlar arasındaki iş bölümü Dekanın onayından sonra uygulanmak üzere ilgili sekreterce yaptırılır.

Erciyes Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; Fakülte’nin vizyonu ve misyonu doğrultusunda eğitim ve öğretimi gerçekleştirmek için gerekli tüm faaliyetlerinin etkinlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla idari ve akademik işleri Dekan ve Dekan Yardımcılarına karşı sorumluluk içinde organizasyonunu yapar.

Görev ve Sorumlulukları:

• Fakülte’nin üniversite içi ve dışı tüm idari işlerini yürütür.
• Fakültenin tüm idari personelinin verimli, düzenli ve koordineli çalışması sağlar, gerekli denetim ve gözetimi yapar.
• Fakülte Kurulu, Fakülte Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulu’na katılarak raportörlük yapar.
• Fakülte Kurullarının gündemlerini hazırlatır, alınan kararların yazdırılmasını, ilgililere dağıtılmasını ve arşivlenmesini sağlar.
• Fakülte bütçe taslaklarına ilişkin ön çalışmaları yapar ve işlemleri takip eder, bütçe kullanımında gerekli tedbirleri almak üzere Dekan ve yardımcılarına yardım eder.
• EBYS üzerinden Fakülteye gelen evrakların gereğinin yapılması için sistem üzerinden ilgili birimlere sevkini yapar.
• Öğretim elemanlarına ders içi ve ders dışı sorunların çözümünde yardımcı olur, derslerin etkin biçimde yürütülmesi için gerekli yardım ve desteği sağlar.
• Öğretim elemanlarının gereksinimi olan ders araçlarını sağlar, bakım ve onarımını yaptırır.
• İdari bina ve dersliklerde düzeni ve temizlik hizmetlerini kontrol eder, fiziki alt yapı sorunlarının giderilmesini sağlar.
• Fakülte bina ve tesisleri ile makine ve teçhizatın bakım ve onarımı için gerekli çalışmalarda bulunur.
• Fakültede çalışan idari, teknik ve yardımcı hizmetler personeli arasında işbölümünü sağlar, gerekli denetim-gözetimi yapar.
• Akademik ve idari personel ile ilgili mevzuatı bilir, değişiklikleri takip eder.
• Fakülte yerleşkesinde gerekli güvenlik tedbirlerini alır/aldırır.
• Resmi açılışlar, törenler ve öğrenci etkinlikleri ile ilgili hazırlıkların yapılmasını sağlar ve sonuçlandırır.
• Öğrencilerin burs ile öğrenci temsilciliği seçimi ile ilgili işlemlerin yürütülmesini sağlar.
• Onay gerektiren resmi evrakları tasdik eder.
• Fakültede eğitim-öğretim etkinlikleri ile sınavların (ÖSYM, AÖF vb.) güvenli bir biçimde yapılabilmesi için gerekli hazırlıkları yapar.
• Gerçekleştirme görevlisi olarak işlemleri yapar ve mali yükümlülükleri yerine getirir.
• Akademik ve idari personelin özlük hakları işlemlerinin yürütülmesini sağlar.
• İdari personelin izinlerini Fakültedeki işleyişi aksatmayacak biçimde düzenler.
• Dekanın imzasına sunulacak yazıları parafe eder.
• Fakülte için gerekli olan her türlü mal ve malzeme alımlarında yapılması gereken işlemlerin Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi tarafından yapılmasını sağlar.
• Bağlı olduğu üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer iş ve işlemleri yapar.

Yetkileri:

• Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak,
• Faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli araç ve gereci kullanabilmek,
• İmza yetkisine sahip olmak,
• Harcama yetkisi kullanmak,
• Emrindeki yönetici ve personele iş verme, yönlendirme, yaptıkları işleri kontrol etme, düzeltme, gerektiğinde uyarma, bilgi ve rapor isteme yetkisine sahip olmak.

Üst Yöneticileri:

• Dekan ve Dekan Yardımcıları

Altındaki Bağlı İş Unvanları:

• Tüm idari personel